ASSISTANT(E) DE DIRECTION DU MAIRE

ASSISTANT(E) DE DIRECTION DU MAIRE

Employeur : Mairie de LIMOURS 6750 habitants Membre de la Communauté de communes du pays de Limours

Lieu de travail : Place du Général de Gaulle, Limours (Essonne)

Poste à pourvoir le : 01/12/2024

Date limite de candidature : 23/11/2024

Type d'emploi : Emploi permanent - vacance d'emploi

Descriptif de l'emploi :

L'assistant(e) travaille en étroite collaboration avec Mme le Maire et la DGS.

Il ou elle devra apporter une aide permanente dans la mise en œuvre de l’organisation administrative, le suivi de l'agenda, les courriers, l'anticipation et la lisibilité des évènements de la ville.

La prise en compte des outils de communication est nécessaire.

Missions / conditions d'exercice :

Activités :

• Assure l'accueil téléphonique et physique du secrétariat de l'autorité territoriale
• Organise le temps professionnel de l'édile (gestion agenda, organisation déplacements et réunions, rappel informations importantes) et prépare les dossiers nécessaires aux rendez-vous
• Lit et fait le suivi des courriers demandant une réponse du Maire
• Effectue la réalisation, la mise en forme et le suivi de documents administratifs (prise de note, rédaction, frappe, diffusion et classement, compte-rendu, Power Point)
• Traite les GRC (gestion relation citoyen)
• Traite et suit les manifestations institutionnelles organisées
• S'assure de la bonne organisation des évènements protocolaires (cérémonies)
• Assure, en lien avec la Directrice Générale des Services (et les chefs de services), le suivi des réponses aux courriers et aux mails sensibles
• Participe, sur le plan administratif, au suivi des dossiers structurants
• Rédige des courriers, des comptes-rendus et des réunions, des bilans
• Suivre les demandes de petits travaux (e-atal)
• Gère le calendrier des bureaux et conseils municipaux, ainsi que les ordres du jour

Relations internes hiérarchiques :

• En lien direct avec l'autorité territoriale
• Avec la Directrice Générale des Services
• Fonctionnelles avec les différents services de la mairie, les élus, les directeurs de service, avec l'ensemble des agents
• Relations externes avec les associations, les citoyens, les partenaires territoriaux et les entreprises

Profils recherchés :

Compétences et qualités requises :

• Réactif(ve) et savoir anticiper
• Compétences rédactionnelles et orthographiques
• Qualités relationnelles aux autres
• Sens de l'organisation
• Rigueur et ponctualité
• Capacité d'écoute et de sérénité
• Confidentialité obligatoire

Compétences appréciées :

• Sens des responsabilités
• Plaisir du travail bien fait
• Connaissance du fonctionnement d'une collectivité
• Savoir être

Critères de performance du poste :

• Organisation
• Rigueur et précision
• Dynamisme et aptitude à la communication
• Sens du service public
• Réactivité
• Qualité d'écoute
• Disponibilité

Contraintes particulières :

• Présence nécessaire pour certaines manifestations sur jours fériés et week-end
• Grande disponibilité
• Réunion à l'extérieur

Recrutement ouvert aux contractuels - 38H00 hebdomadaire - 25 jours de congés annuels - 18 RTT - Rémunération statutaire - Prime de fin d'année, régime indemnitaire, monétisation CET, participation actions sociales.

Envoyer ma candidature