CHARGE(E) DES AFFAIRES GENERALES ET JURIDIQUES

La mairie de la Ville du Bois recrute une / un chargé(e) des affaires générales et juridiques.

Mission :

Assurer l’organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale des Services (agenda, prise de rendez-vous, rappel des informations importantes et transmission des messages)

• Réaliser et mettre en forme tout type de travaux bureautique (prise de notes et mise en forme de courriers, saisie de documents de formes et contenus divers)
• Suivre les projets et activités de la direction (intégration des priorités dans la gestion quotidienne, relais de communication et informations, vérification des parapheurs)
• Organiser et planifier des réunions (préparation de réunions, rédaction des ordres du jour en concertation)
• Transmettre et relayer des informations au sein des service et à destination des partenaires extérieurs
• Assurer la gestion et le suivi du budget de l’administration générale, saisir les bons de commandes et engagements.

 Activités spécifiques :

• Assurer l’intérim de l’assistante de Monsieur le Maire pour l’enregistrement du courrier, la gestion de l’agenda et la rédaction de courriers divers en cas d’absence.

Affaires Générales :

• Assurer la gestion administrative des assemblées délibérantes
• Rédiger les notes de synthèse, envoyer les convocations, ordres du jour
• Traduire les décisions prises en séances par les élus (rédaction des délibérations, des comptes rendus des séances, élaboration des procès-verbaux)
• Suivre les notifications, contrôle de légalité, publicité légale
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers d’assurances de la commune en lien avec les risques RC, DAB, Protection Juridique et Protection Fonctionnelle

• Gérer les déclarations des sinistres et des réclamations
• Évaluer les responsabilités
• Solliciter des expertises juridiques et techniques
• Gérer les relations avec le courtier et les assureurs
• Suivre les relations avec les usagers et les indemnisations

 Affaires juridiques :

• Conseiller et assister les élus et les services et les alerter sur les risques juridiques

• Anticiper et analyser l'impact des évolutions juridiques pour la collectivité
• Communiquer et adapter la formulation des propositions et solutions en fonction de l'interlocuteur
• Mettre en place et animer un système de traitement des demandes de conseil (procédures, tableaux de bord)
• Accompagner les services dans l'élaboration et le suivi des projets
• Développer et animer des partenariats avec les professionnels du droit (avocats, huissiers)
• Développer et entretenir des réseaux stratégiques de réception et de diffusion de l'information
• Vérifier la validité juridique des actes et organiser leur procédure de validation
• Sensibiliser les services et les élus sur les risques encourus par la collectivité
• Gérer les contentieux et précontentieux
• Suivre les dossiers de médiation en lien avec le prestataire
• Suivre les dossiers de CAT/NAT

Contraintes du poste :

Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service et des pics d’activités liés aux réunions de l’assemblée délibérante, aux projets de la collectivité et à l’actualité

Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service

Qualités / compétences requises pour occuper le poste :

• Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences en matière de communication écrite et orale (maîtrise des techniques rédactionnelles spécifiques au secteur et très bon niveau d’orthographe exigé)

• Vous possédez de solides connaissances en droit des collectivités
• Vous avez le sens des priorités, le sens du contact et savez adapter votre discours en fonction des interlocuteurs
• Vous gérez les contraintes de tension (urgences, priorités)
• Vous faites preuve d'initiative, de rigueur et de discrétion

Horaires :            8 h 30 / 12 h 30 & 13 h 30 / 17 h 45 > lundi, mardi, jeudi, vendredi

8 h 30 / 12 h 30 > mercredi

Poste à pourvoir dès que possible

Poste permanent disponible suite à mobilité interne

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