SECRETAIRE DE DIRECTION EN ETABLISSEMENT SCOLAIRE

Le rectorat de Versailles recrute pour le collège, une / un secrétaire de direction

Activités principales :

• Gère l’agenda du chef d’établissement
• Accueille et informe les usagers et les nouveaux personnels
• Reçoit, traite les communications téléphoniques
• Gère les différentes messageries (tri des messages ENT et messagerie établissement)
• Assure le traitement matériel du courrier (enregistrement, suivi, envoi) et la diffusion d’informations
• Réalise et présente des documents (textes, tableaux, dossiers…)
• Trie, classe, archive et recherche des documents ou des informations
• Traite, saisit et consulte des informations selon les différentes technologies disponibles
• Préparation et classement des documents du C.A et des différentes instances
• Relation avec les acteurs internes : Personnels de direction, enseignants, élèves, infirmière, assistante sociale, CPE, surveillants, intendance, agents de service
• Relation avec les acteurs externes : parents d’élèves, Inspection Académique, rectorat, mairie, collectivité territoriale

Responsabilités particulières :

• Assure le suivi administratif des élèves (inscriptions, bourses, transfert de dossiers…)
• Assure le suivi administratif des personnels (liaison paye, absence, heures supplémentaires, suppléance, installation des professeurs, dossiers de carrière…)

Compétences nécessaires :

• Maîtriser les règles de présentation et de transmission du courrier administratif
• Maîtriser les techniques bureautiques et informatiques
• Maîtriser l’expression orale et les techniques de communication (téléphone, fax, mail)
• Maîtriser les techniques de classement et les notions d’archivage

Savoir (connaissances, réglementation) :

• Maîtriser les outils bureautiques et spécifiques à l’éducation nationale
• Exploiter les outils de communication
• Communiquer et retransmettre avec précision et clarté
• Connaître le fonctionnement de l’administration et du système éducatif
• Connaître les statuts des personnels.

Savoir-faire (organisation, communication, analyse rédaction) :

• Sens du service public
• Aptitude à accueillir des usagers
• Organise le secrétariat, anticipe, planifie et hiérarchise les tâches
• Forme au besoin stagiaire ou contractuel
• Capacité à transmettre aux responsables les informations après analyse des circulaires et autres documents

Savoir être (travail en équipe, disponibilité, médiation) :

• Discrétion, courtoisie, efficacité, disponibilité et ponctualité
• Aisance relationnelle : amabilité, cordialité…
• Sens de la communication écrite et orale
• Avoir le sens du relationnel et de l’organisation
• Bonne capacité d’adaptation
• Travail en équipe et participation aux réunions hebdomadaires de l’équipe de direction

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